Hur avslutas ett formellt möte?

Avsluta mötet på ett tydligt sätt. Det är tyvärr ganska vanligt att deltagare vill kommentera sina egna och andras åsikter efter mötet. Undvik att diskutera mötet i efterhand med enskilda deltagare. Uppstår sådana situationer bör du avstyra detta, men självfallet på ett vänligt sätt.

Ett uppstartsmöte eller driftstartsmöte, det vill säga det möte som parterna i ett avtal ofta har i samband med eller inför avtalsstart, är inte uttryckligen reglerad i lagstiftningen. Eftersom denna typ av möten inte är reglerat är det av mindre betydelse vad mötet kallas.

Gruppmöte. Gruppmöten är de möten som man har löpande under projektets gång. Det handlar om att material ska redovisad för de andra projektdeltagarna, att en milstolpe är uppnådd, eller att man vill lösa ett problem som uppstått.

Dagordning används för att strukturera ett möte. Det är traditionellt sett ordförande som sätter dagordningen och beslutar vilka punkter som kommer att tas upp och i vilken ordning.

Tidigare gick yrkesarbetarna ut på bygget och körde igång där de slutade kvällen innan, eller hade ett kort möte med sin arbetsledare. På de dagliga morgonmötena får alla istället en helhetsbild av arbetsplatsen. – På mötena uppmuntrar vi att komma med förbättringsförslag.

Beskriv kort vad du vill ta upp, på vilket sätt medarbetarna förväntas bidra och om beslut ska fattas på mötet eller inte. Genom att vara väldigt tydlig blir diskussionerna bättre och mötena mer fokuserade. Det är också bra att skicka ut ett minnesanteckningar i efterhand för de som inte kunde vara med.

Syftet med en kickoff är att se till att alla som ska jobba med ett projekt tydligt förstår vad syftet och målet med arbetet eller projektet är, och vilken roll de själva spelar och vad som förväntas av dem. Genom att få alla i rätt mindset kommer arbetet bli mer effektivt eftersom alla jobbar åt samma håll.

Dessa möten hjälper medarbetarna att känna sig mer informerade om vad som försiggår bakom kulisserna, vilket kan vara svårt att hinna uppfatta, när man är upptagen av den dagliga verksamheten. Detta är mer fria möten, vilka inte alltid följer en uppgjord agenda.

Avsikten med tids- och resursplaneringen är att tidigt göra en skattning av vilka resurser som krävs samt för att ha tillgång till rätt resurser vid rätt tidpunkt. Med utgångspunkt från projektets syfte och mål planeras vad, hur och när olika aktiviteter och händelser ska genomföras.